Chấm thi, công bố kết quả

Theo truyền thống, căn cứ vào quyết định đã ban hành của Hội đồng Điều hành Quốc tế, cuộc thi sẽ nhận từ 60 đến 100 bức thư xuất sắc nhất, mỗi Quốc gia sẽ chỉ được quyền cử một đại diện tương đương với một tác phẩm dự thi. Thời gian nhận các tác phẩm muộn nhất là 30/4 hằng năm. Bắt đầu từ tháng 5, công tác chấm thi sẽ được tiến hành.

Đầu tiên, Văn phòng Quốc tế sẽ đề cử và lập danh sách các Giám khảo dự định, sau đó gửi thông báo kèm giấy mời đến các nước liên quan (nơi các giám khảo đang làm việc) để tập trung điều động họ trong thời gian sớm nhất; một điểm lưu ý là các Giám khảo mà UPU chọn không bao giờ nằm trong thành phần Giám khảo cuộc thi của các Quốc gia, họ là những chuyên gia có uy tín ở các Tổ chức Quốc tế tại Pháp, Thụy Sĩ, Vương Quốc Bỉ, Vương Quốc Anh...

Ngay sau khi tập trung được đầy đủ thành viên trong Hội đồng Giám khảo Quốc tế, các bài thi sẽ bắt đầu được tiến hành khảo thí không công khai. Văn phòng Quốc tế sẽ chỉ chuyển cho các Giám khảo bản dịch mà các Quốc gia đã cung cấp (trong trường hợp ngôn ngữ được sử dụng trong bài thi không phải là tiếng Anh, Pháp, Nga, Hoa, Ả-rập, Tây Ban Nha) hoặc bản đánh máy lại (trường hợp bài thi đã được trình bày bằng một trong các ngôn ngữ chính thức kể trên), đồng thời lược bỏ toàn bộ họ tên thí sinh, tên Quốc gia tham gia dự thi để bài thi được chấm chọn một cách công minh nhất.

Các Giám khảo được Ban tổ chức Quốc tế điều động sẽ chấm thi độc lập. Trong thời gian chấm thi, tất cả thành viên Hội đồng Khảo thí phải ký cam kết với Ban tổ chức: không tiết lộ bất kỳ thông tin gì liên quan đến bài thi (điểm số, nhận xét, đánh giá,...) với những cá nhân không liên quan, kể cả các giám khảo còn lại, nhằm bảo đảm tính độc lập, bí mật của quá trình chấm thi. Đội ngũ chịu trách nhiệm vận chuyển túi bảo mật bài thi đến nơi làm việc của Hội đồng Giám khảo cũng như thu nhận lại bài thi/ kết quả chấm thi đều là những cá nhân được huấn luyện bài bản, rút ra từ Bộ phận Bảo an của Ban tổ chức. Trong thời gian Hội đồng Giám khảo thực hiện nhiệm vụ của mình, Bộ phận Bảo an sẽ liên tục điều động nhân lực để bảo đảm an toàn cho cả Giám khảo và bài thi; các thiết bị bảo mật như: máy ghi hình, thiết bị ghi âm, chống khủng bố cũng hoạt động 24/24, tránh các tình huống không mong muốn có thể xảy ra.

Ngay sau khi nhận được kết quả chấm từ Hội đồng Giám khảo, Ban tổ chức Quốc tế sẽ triệu tập một cuộc họp kín mang tính thảo luận, cân nhắc và xem xét về tổng thể của các bài thi (điểm số đã chấm, cách trình bày,...) và đưa đến quyết định cuối cùng về bài thi của các ứng cử viên. Khi cuộc họp mật này kết thúc cũng sẽ là thời điểm kết quả chính thức được Bộ phận Bảo an chuyển đến Văn phòng Quốc tế. Ban tổ chức sẽ đăng tải Danh sách học sinh đoạt giải Quốc tế trên trang web của UPU, đồng thời gửi điện báo về các Quốc gia có học sinh đoạt giải. Đặc biệt, giải Nhất sẽ được đích thân Tổng Giám đốc Liên minh Bưu chính Quốc tế gửi thông báo kèm thư chúc mừng đến đơn vị thường trực cấp Quốc gia. Danh sách toàn bộ tác giả đoạt giải cũng sẽ xuất hiện trong công văn của UPU, gửi đến tất cả 191 Quốc gia thành viên. Ngay sau khi công bố kết quả, Thư ký của Ban tổ chức Quốc tế cũng sẽ nhanh chóng gửi điện báo đến đơn vị thường trực ở Quốc gia có học sinh đoạt giải Nhất, yêu cầu hoàn tất mọi thủ tục cần thiết cho chuyến đi nhận giải tại Trụ sở Liên minh Bưu chính Thế giới (hoặc một địa điểm khác tương đương.)

Trao giải Quốc tế

Trước đây, Giải Nhất quốc tế (bao gồm bằng chứng nhận, huy chương vàng, hoa và quà tặng lưu niệm) sẽ được trao tại trụ sở Liên minh Bưu chính Thế giới (Bern - Thụy Sĩ) bởi lãnh đạo Liên Hợp Quốc; UPU và UNESCO (chuyến đi sang Thụy Sĩ cũng là một trong các giải thưởng của Ban tổ chức Quốc tế); các giải còn lại (bao gồm giải Nhì, Ba và giải Khuyến khích) sẽ được ban Tổ chức Quốc tế gửi qua đường bưu điện về Cơ quan thường trực của các Quốc gia có học sinh đoạt giải Quốc tế với thư ủy quyền trao tặng của Tổng Giám đốc UPU.

Tuy nhiên, bắt đầu từ năm 2018, cuộc thi lần thứ 47, Ban Tổ chức Quốc tế sẽ trao giải Nhất, Nhì, Ba Quốc tế tại trụ sở Liên Minh Bưu chính Thế giới. Giải Nhất vẫn sẽ được trao trực tiếp cho thí sinh; riêng giải Nhì và Ba sẽ được Ban tổ chức trao cho Đại sứ nước có học sinh đoạt giải tại Thụy Sĩ. Đại sứ Quán nước đó sẽ chủ động chuyển Bằng chứng nhận và Huy chương về cho học sinh nước mình.

Quốc gia có học sinh đoạt giải Nhất Quốc tế có thể tổ chức buổi lễ trao giải cấp nhà nước của họ trước khi học sinh đoạt giải cùng phái đoàn sang Thụy Sĩ nhận giải chính thức. Các Quốc gia có học sinh đoạt giải Nhì, Ba và Khuyến khích thường sẽ tự bố trí hình thức trao giải thưởng phù hợp cho học sinh nước mình.